Digitale Ablage und Verwaltung

E-Akte Public

Die E-Akte Public wurde auf Basis des „Organisationskonzepts elektronische Verwaltungsarbeit“ des BMI entwickelt. Mit der E-Akte Public bietet die Deutsche Telekom eine nutzerfreundliche Lösung zur rechtskonformen elektronischen Aktenführung. Sie ebnet Behörden den Weg zu einer unkomplizierten Umstellung ihres Dokumentenmanagements mit geringem Integrationsaufwand.

Verwaltungsvorgänge schnell und einfach bearbeiten

Geschäftsgänge und Aktenführung werden so abgebildet, dass jederzeit nachvollziehbar ist, wo sich welches Objekt befindet. Diese Transparenz ermöglicht u. a. eine intelligente Dokumentensuche, die alle bearbeitungsrelevanten Informationen direkt auffindbar macht. Alle Akten, Vorgänge oder Dokumente werden in einer einheitlichen Datenbank gespeichert, können gemeinsam bearbeitet werden und sind mobil zugänglich.

Mit uns wird ihr Projekt Realität – schnell, sicher, zuverlässig

Ob umfassende Digitalstrategie oder großskalige Geräteumrüstung: Das Public Team der Telekom ist an Ihrer Seite, um die zukunftsfähige Vernetzung Ihrer Einrichtung zu konzipieren und effektiv umzusetzen. Sprechen Sie uns an!

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Die E-Akte bietet vielfältige Vorteile

  • Das einfache Anlegen und Bearbeiten von Vorgängen
  • Revisionssicherheit durch transparente und nachvollziehbare Bearbeitung
  • Die exakte Abbildung vorhandener Organisationsstrukturen
  • Übergreifender Zugriff auf vorhandene Vorgänge
  • Hohe Nutzerakzeptanz
  • Rasche Einarbeitung mit geringem Schulungsaufwand


Einfache Bedienung
Ihre Mitarbeiter werden das intuitive Bedienkonzept mit einfacher Benutzeroberfläche und Smartbuttons begrüßen. Durch die Anbindung von Microsoft Office kann der Verwaltungsmitarbeiter die digitale Akte zum Beispiel mit einem bestimmten Outlook-Termin oder einer Aufgabe verknüpfen, sodass diese zum entsprechenden Zeitpunkt umgehend zur Verfügung steht.


Einfache Integration
Die E-Akte Public basiert auf dem leistungsfähigen SharePoint-Server von Microsoft. Die E-Akte lässt sich reibungslos auch in komplexe Systeme und Anwendungslandschaften integrieren, ist uneingeschränkt skalierbar und individuell anpassbar. Die E-Akte Public kann on-premise direkt beim Kunden betrieben werden, ist aber auch als Service aus der Private Cloud verfügbar.


Verwaltungsmodernisierung
Bis 2020 muss die Digitalisierung aller Verwaltungsprozesse laut E-Government-Gesetz in allen Bundesbehörden erfolgt sein – dazu zählt auch die Umstellung auf die elektronische Akte (E-Akte). Die elektronische Aktenführung wird bis 2020 eine zwingende Voraussetzung für die rechtskonforme Archivierung von Dokumenten und Akten sowie die Abwicklung von Fachverfahren, wie das Datenbankgrundbuch.

6 Erfolgsfaktoren zur Einführung der E-Akte Public in Ihrer Behörde

Wenn Behörden ihre Prozesse digitalisieren, profitieren davon alle Beteiligten: Mitarbeiter, Bürger – und natürlich die Behörden selbst. Aber wie sollen IT-Leiter in Behörden beginnen? Einfach Software auswählen und fertig? So einfach ist es nicht. Ein strukturierter Ansatz ist notwendig. Jörg Scholz, Leiter Public Sector Solution Consulting bei T-Systems, definiert sechs Erfolgsfaktoren, mit denen Behörden ihre Aufgaben sicher, effizient, medienbruchfrei und bürgernah bearbeiten können.


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