Wissensmanagement mit Künstlicher Intelligenz

Unternehmen  – wie öffentliche Institutionen –  stehen vor der Herausforderung, den stetig wachsenden Lernbedarf zu decken. Gleichzeitig bleibt ein Großteil des entscheidenden Wissens ungenutzt – sei es in Dokumenten, isolierten Prozessen oder in den Köpfen der Mitarbeitenden, von denen immer mehr altersbedingt ausscheiden. Künstliche Intelligenz (KI) kann dabei helfen, dieses Wissen effektiver zu nutzen und könnte die Definition von Lernen grundlegend verändern.

In vielen Institutionen existieren verschiedene Bereiche, die sich mit Wissen beschäftigen – Lernmanagement, Talentförderung, Wissensmanagement und Prozessmanagement – doch diese arbeiten meist isoliert. Diese Trennung erschwert es, das richtige Wissen zur richtigen Zeit bereitzustellen. Oft gelingt es Unternehmen nicht, die am Arbeitsplatz benötigten Lerninhalte gezielt zu vermitteln. Gleichzeitig bleibt wertvolles Wissen, das in Team-Chats, Dokumenten oder persönlichen Erfahrungen existiert, ungenutzt.

Neben explizitem Wissen, das in Berichten oder Lerninhalten verfügbar ist, macht implizites Wissen bis zu 90 Prozent des gesamten Unternehmenswissens aus. Dieses Wissen umfasst etwa persönliche Prozessoptimierungen, erfolgreiche Kundengespräche oder kreative Problemlösungen. Durch den demografischen Wandel und die hohe Fluktuationsrate droht ein erheblicher Verlust dieses Wissens, was schwerwiegende wirtschaftliche Folgen haben kann, denn in den nächsten 10 Jahren gehen 30% der Belegschaft in Rente. Institutionen müssen daher Strategien entwickeln, um dieses Wissen systematisch zu erfassen und zu nutzen.

Um Wissen effektiv nutzbar zu machen, müssen Silos überwunden und integrierte Systeme geschaffen werden. Gleichzeitig haben sich die Anforderungen an Lernformate verändert: Mitarbeitende benötigen gezielte Informationen in kleinen, leicht konsumierbaren Einheiten (Microlearnings). Zudem nimmt die Bedeutung von Hyperpersonalisierung zu, da Lernbedarfe immer spezifischer und situativer werden. Vorratslernen verliert an Relevanz – stattdessen ist es entscheidend, im Moment des Bedarfs die passenden Informationen bereitzustellen (Just-in-Time Learning).

Ein KI-gestützter Assistent - ein "KI-Buddy" - könnte Unternehmen unterstützen, indem er das gesammelte Wissen analysiert und in Echtzeit relevante Informationen bereitstellt. Dieser Assistent könnte:

• auf das gesamte Unternehmenswissen zugreifen und kontextbezogene Antworten liefern,
• die Vernetzung zwischen Mitarbeitenden fördern, um Best Practices auszutauschen,
• Verbesserungsvorschläge für Prozesse generieren,
• individuelle Lernempfehlungen basierend auf Projekten und Aufgaben erstellen.

Bereits heute können KI-Systeme Informationen aus verschiedenen Quellen erfassen, aufbereiten und zugänglich machen. Dokumente können automatisiert analysiert und in verständliche Lerninhalte umgewandelt werden. Der Telekom-Partner Platform3L bietet beispielsweise KI-Lösungen an, die aus Firmenwissen maßgeschneiderte E-Learning-Programme erstellen– egal ob in den Köpfen der Mitarbeitenden oder in langen Firmendokumenten. So kann KI dabei helfen, Wissen in Institutionen systematisch zu verknüpfen und nutzbar zu machen und das in mehr als 30 Sprachen.

Der größte Handlungsbedarf besteht darin, implizites Wissen strukturiert zu erfassen. Hierkönnen Wissenslandkarten helfen, die zentrale Themen, Fähigkeiten und Prozesse visualisieren. Zudem kann KI durch gesprochene Interaktionen oder transkribierte Gespräche Wissen extrahieren und systematisch aufbereiten. In naher Zukunft könnten KI-Avatare gezielte Interviews führen, um Wissen von Mitarbeitenden effizient zu erfassen.

Die Verzahnung von Lern- und Wissensmanagement mit Unternehmensprozessen ermöglicht neue, integrierte Ansätze. KI-gestützter Wissenstransfer kann dazu beitragen, Best Practices zu dokumentieren und zu teilen. Community Learning kann diesen Transfer zusätzlich unterstützen, indem Wissen kollektiv validiert und erweitert wird. So entsteht ein umfassendes, vernetztes Wissens-, Lern-, Talent- und Prozessmanagement, das Unternehmen dabei unterstützt, effizienter und innovativer zu arbeiten.