Digitalisierte Steuerung von Mobilfunk und Endgeräten
Die Digitalisierung bringt Herausforderungen, aber auch Chancen mit sich. Gemeinsam mit der Deutschen Telekom hat die bücom eine innovative Lösung entwickelt, die Prozesse optimiert und Kundenservices verbessert. Das Ergebnis: Effizienz, Kosteneinsparungen und eine solide Basis für die Zukunft.
20.000
IT-Arbeitsplätze
300
Mitarbeitende
4.000
verwaltete Verträge
Digitale Rechnungsprüfung
Sämtliche Rechnungen und den Datenverbrauch einzelner Endgeräte zu prüfen, kostet bei über 200 Mobilfunkverträgen viel Zeit und Nerven. Für die IT-Leitung der Entsorgungsbetriebe war klar: Hier könnte Digitalisierung eine erhebliche Erleichterung bedeuten. Die Telekom brachte die Lösung ihres Partners bücom ins Spiel und unterstützte die EBU bei der Einführung des digitalen Tools.
Der Invoice Manager ist eine Plattform für die aktive Verwaltung von Mobilfunk- und Festnetzverträgen, Tarifen, Geräten und Stammdaten. Mit seiner Hilfe erhält die Verwaltung volle Transparenz über alle Mobilfunkkosten und kann monatlich den Telefonie- und Datenverbrauch der einzelnen Mitarbeitenden nachvollziehen.
Der Kunde Essener Systemhaus (ESH)
Das Essener Systemhaus betreut rund 20.000 IT-Arbeitsplätze und sorgt als eigenbetriebsähnliche Einrichtung für reibungslose öffentliche Aufgaben. Es unterstützt neben der Stadtverwaltung auch Beteiligungsunternehmen und externe Kundinnen und Kunden, wie die Stadtwerke Essen, die Ruhrbahn oder die Messe Essen, mit maßgeschneiderten IT-Lösungen. Als führender kommunaler IT-Dienstleister in Essen verbindet es Menschen und Technologie, setzt auf höchste Sicherheitsstandards, Agilität und Kundenfokus für flexible, lösungsorientierte Zusammenarbeit. Das Serviceangebot erstreckt sich weit über die Stadtverwaltung hinaus und unterstützt nahezu alle Einrichtungen der sozialen und öffentlichen Infrastruktur mit maßgeschneiderten Lösungen, die den Arbeitsalltagerheblich erleichtern.
Ausgangssituation
Die Digitalisierung stellte das ESH vor dieHerausforderung, interne Prozesse zu dezentralisieren und effizienter zu gestalten. Die bestehende IT-Infrastruktur musste dahergehendangepasst werden, um den steigenden Anforderungen gerecht zu werden.
Lösung
Die Kombination aus dem Telekom Invoice Manager und dem bücom-Shop ermöglicht eine vollständig digitalisierte Steuerung von Mobilfunk und Endgeräten – von der Bestellung bis hin zur Rechnung. Alle Daten sind zentral verfügbar, Prozesse standardisiert und auf Fachbereichsebene anpassbar. So entsteht maximale Transparenz bei minimalem Aufwand.
Kundennutzen
Durch die neue Lösung konnte das ESH seine Effizienzsteigern, Kosten senken und gleichzeitig die Anforderungen und Wünsche der öffentlichen Infrastruktur abbilden. Die innovative Technologie und Prozessgestaltung bietet zudem eine skalierbare Basis für zukünftiges Wachstum.
Digitalisierung als kommunale Verantwortung
In einer zunehmend vernetzten Welt ist die digitale Leistungsfähigkeit öffentlicher Einrichtungen ein entscheidender Faktor für eine moderne, bürgernahe Verwaltung. Das Essener Systemhaus (ESH) übernimmt in diesem Kontext eine Schlüsselrolle: Als zentraler IT-Dienstleister der Stadt Essen sorgt es dafür, dass digitale Prozesse nicht nur funktionieren, sondern auch zukunftsfähig sind. Die Herausforderung besteht dabei nicht allein in der technischen Umsetzung, sondern in der Fähigkeit, komplexe Anforderungen aus Verwaltung, Bildung und öffentlicher Infrastruktur in effiziente, sichere und skalierbare IT-Lösungen zu übersetzen.
Strategische Bedeutung der Lösung
Die Einführung des Telekom Invoice Managers und des bücom-Shops markiert einen strategischen Meilenstein in der digitalen Transformation des ESH. Durch die Automatisierung und Standardisierung zentraler Prozesse – von der Rechnungsaufbereitung bis zur Gerätebeschaffung –wurde nicht nur die Transparenz erhöht, sondern auch die operative Belastung der IT-Abteilungen deutlich reduziert. Die gewonnene Effizienzschafft Freiräume für Innovationen und ermöglicht es dem ESH, sich stärker auf strategische Digitalisierungsprojekte zu konzentrieren – etwa in den Bereichen Bildung, Smart City oder Verwaltungsmodernisierung.
Zukunftsperspektive: Skalierbarkeit und digitale Souveränität
Mit der neuen Lösung hat das ESH eine skalierbare Plattform geschaffen, die sich flexibel an zukünftige Anforderungen anpassen lässt. Ob neue Fachbereiche, zusätzliche Mandanten oder veränderte gesetzliche Rahmenbedingungen – die Systeme sind darauf ausgelegt, mit den Anforderungen zu wachsen. Gleichzeitig stärkt die Lösung die digitale Souveränität der Stadt Essen: Datenhoheit, Prozesskontrolle und individuelle Anpassbarkeit bleiben vollständig in kommunaler Hand. Damit setzt das ESH ein starkes Zeichen für eine moderne, selbstbestimmte und resiliente öffentliche IT-Infrastruktur.
Digitale Souveränität durch Kontrolle und Transparenz
Ein zentrales Ziel des ESH war es, die Kontrolle über Daten, Prozesse und Kosten zurück in die eigene Hand zu holen. Die neue Lösung ermöglicht genau das: Durch transparente Reports, klare Zuordnungen und eine zentrale Steuerung entsteht ein Höchstmaß an Übersichtlichkeit – und damit die Grundlage für fundierte Entscheidungen auf allen Ebenen.
IT als Enabler für moderne Verwaltung
Die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung ist kein Selbstzweck – sie ist Voraussetzung für eine bürgernahe, effiziente und zukunftsfähige Stadt. Das ESH versteht sich dabei nicht nur als technischer Dienstleister, sondern als strategischer Partner für die digitale Transformation. Durch die Einführung intelligenter Plattformlösungen wie dem Telekom Invoice Manager und dem bücom-Shop wurde ein Fundament geschaffen, auf dem sich weitere Digitalisierungsinitiativen aufbauen lassen – von der mobilen Verwaltung bis hin zu Smart-City-Anwendungen.
Maßgeschneiderte Lösungen für komplexe Anforderungen
Die Stärke der gewählten Lösung liegt in ihrer Modularität und Mandantenfähigkeit. Unterschiedliche Fachbereiche – von der Schulverwaltung bis zum Bauamt – können ihre spezifischen Anforderungen abbilden, ohne auf zentrale Standards verzichten zu müssen. So entsteht ein Gleichgewicht zwischen Individualität und Effizienz, das besonders im kommunalen Umfeld von hoher Bedeutung ist.
Nachhaltige Entlastung der IT – Freiraum für Innovation
Durch die Automatisierung vormals manueller Prozesse – etwa bei der Rechnungsprüfung oder Gerätebestellung – wurde die IT-Abteilung des ESH spürbar entlastet. Die gewonnene Zeit kann nun in strategische Projekte investiert werden, etwa in die Weiterentwicklung digitaler Bürgerdienste oder die Optimierung interner Verwaltungsprozesse. Damit wird IT nicht nur zum Werkzeug, sondern zum aktiven Treiber kommunaler Innovation.
Zentrale Verwaltung für maximale Übersicht
Mit rund 4.000 aktiv verwalteten Verträgen im Telekom Invoice Managerschafft bücom eine skalierbare Grundlage für effizientes Vertragsmanagement im kommunalen Umfeld. Die zentrale Verwaltung ermöglicht eine durchgängige Transparenz über Kosten, Nutzer und Laufzeiten – ein entscheidender Baustein für digitale Souveränität und strategische Steuerung.
Der Invoice Manager dient zur aktiven Verwaltung von Mobilfunk- und Festnetzverträgen, Tarifen, Geräten und Stammdaten. Somit erhält die Verwaltung volle Transparenz über alle Mobilfunkkosten.
Kostentransparenz für die Rettenden: Mit dem Invoice Manager erhält der Rettungsdienst Kontrolle über die 160 Mobilfunkverträge für die Mitarbeitenden.
Aus zwei getrennten Netzen für Telefonie und Daten wurde EIN Sprach-Daten-Netz auf IP-Basis. Herzstück der Lösung ist der Cisco Unified Communication Manager.
