Unermüdlich sind sie in Ulm und um Ulm herum unterwegs: Die Mitarbeitenden der Entsorgungs-Betriebe der Stadt Ulm (EBU). Sie leeren Mülltonnen, Abfallkörbe und Container, kehren Straßen und Plätze und betreiben Recyclinghöfe. Im Winter kümmern sie sich um die Räumung der Straßen, in den warmen Monaten um die Verwertung von Gartenabfällen. Darüber hinaus sorgen sie für Hochwasserschutz und die Instandhaltung der Abwasserkanäle. Da ein Großteil der Arbeit jenseits des Schreibtischs stattfindet, spielt Mobilfunk eine wichtige Rolle im Arbeitsalltag der EBU. Um die Mobilfunkflotte einfacher verwalten zu können, hat sich der städtische Eigenbetrieb sich an die Telekom gewandt.
220
Mitarbeiter
180
Fahrzeuge
200
Mobilfunkgeräte
Digitale Rechnungsprüfung
Sämtliche Rechnungen und den Datenverbrauch einzelner Endgeräte zu prüfen, kostet bei über 200 Mobilfunkverträgen viel Zeit und Nerven. Für die IT-Leitung der Entsorgungsbetriebe war klar: Hier könnte Digitalisierung eine erhebliche Erleichterung bedeuten. Die Telekom brachte die Lösung ihres Partners bücom ins Spiel und unterstützte die EBU bei der Einführung des digitalen Tools.
Der Invoice Manager ist eine Plattform für die aktive Verwaltung von Mobilfunk- und Festnetzverträgen, Tarifen, Geräten und Stammdaten. Mit seiner Hilfe erhält die Verwaltung volle Transparenz über alle Mobilfunkkosten und kann monatlich den Telefonie- und Datenverbrauch der einzelnen Mitarbeitenden nachvollziehen.
Der Kunde Entsorgungs-Betriebe der Stadt Ulm
Die Mitarbeitenden der Entsorgungs-Betriebe der Stadt Ulm sind täglich mit bis zu zehn Müllfahrzeugen in Ulm unterwegs, um Restmüll, Biomüll, Papier und Sperrmüll abzuholen und fachgerecht zu entsorgen. Ihr Fuhrpark samt eigener Werkstatt zählt mehr als 180 Fahrzeuge – von Müllfahrzeugen und Kehrmaschinen über Streu- und Räumfahrzeuge bis zu Spül- und Saugfahrzeugen. Denn zu den zahlreichen Aufgaben des kommunalen Eigenbetriebs der Stadt Ulm zählen Abfallwirtschaft, Stadtreinigung, Abwasserwirtschaft, Winterdienst und Gewässerschutz sowie der Fuhrpark der Stadt Ulm. Neben sieben Recyclinghöfen, sieben Gartenabfallplätzen und einer Bauschuttdeponie betreiben die Entsorgungsbetriebe über 130 Containerstandorte und unterhalten 610 km Abwasserkanäle.
Ausgangssituation
Die Entsorgungs-Betriebe wünschten sich einen besseren Überblick über den Datenverbrauch ihrer Mobilfunkflotte. Die aufwändige Überprüfung der Verbrauchsdaten mit dem Abgleich der monatlichen Rechnung war bei über 200 Verträgen händisch nicht mehr zu leisten und sollte in einen digitalen Workflow überführt werden.
Lösung
Mit dem Invoice Manager des Telekom-Partners bücom erhalten die EBU eine digitale Lösung, mit der sich der monatliche Datenverbrauch einfach überblicken und kontrollieren lässt. Dank Tarifoptimierung konnten die Mobilfunkkosten zudem gesenkt werden. Solche Tarifanpassungen können die Verantwortlichen bei den EBU künftig auch selbst über das Business Service Portal der Telekom anstoßen.
Kundennutzen
Die digitale Plattform minimiert den Aufwand der Rechnungsprüfung erheblich und ermöglicht gleichzeitig volle Transparenz über Datenverbrauch und Mobilfunkkosten. Die Tarife können über das Business Service Portal der Telekom eigenständig und flexibel dem Bedarf angepasst werden. Durch die wirtschaftlicheren Tarife konnte die EBU ihre ersten Digitalisierungsschritte kostensparend umsetzen. Darüber hinaus wurde der Papierverbrauch durch die Digitalisierung verringert.
Tarifanpassungen per Mausklick
Entstehen bei einem Vertrag einmal unerwartet hohe Kosten, liefert das Portal schnelle Antworten: Welcher Mitarbeitende nutzt den Vertrag? Passen die aktuellen Tarifoptionen zum Bedarf oder gibt es eine wirtschaftlichere Alternative? Per Mausklick können die Verantwortlichen die Optionen einzelner Verträge im Business Service Portal der Telekom eigenständig und flexibel ändern, etwa das Datenvolumen reduzieren oder erhöhen.
Zeit und Papier
Die Verwaltung ist begeistert von der neuen Übersichtlichkeit. Die automatisierte Auswertung der Verbrauchsdaten erleichtert die Arbeit enorm. Der Invoice Manager bietet zudem die Möglichkeit, ausführliche Auswertungen und Übersichten als Excel-, TXT- oder PDF-Datei zu exportieren. Bei Fragen können die Verwaltungsmitarbeitenden sich jederzeit an den Service Desk von bücom wenden. Durch die Einführung eines Digitalen Tools (DMS-System) bei der EBU konnten die gesetzlichen Bestimmungen (GoBD / X-Rechnung) punktgenau abgebildet werden. Hierbei wurde durch die bücom das neue Rechnungsmedium ZUGFeRD für die Entsorgungsbetriebe der Stadt Ulm etabliert. Eine ZUGFeRD-Datei ist ein PDF-Dokument, welches maschinell verarbeitbare XML-Daten bereits im PDF-Dokument integriert hat. Die von der bücom bereitgestellte ZUGFeRD-Rechnung ist nicht nur vollautomatisch einles- und verarbeitbar, durch transparente Auswertungen aus dem Telekom Invoice Manager ist es anschließend auch möglich diese Rechnung, mit wenigen Klicks, bis zur abschließenden Verbuchung zu ergänzen und somit weitere Zeitersparnis zu erzeugen. Was die EBU besonders freut, ist auch der große Schritt hin zum papierlosen Büro. Denn Müll vermeiden, wissen die Recyclingspezialisten, ist immer die nachhaltigste Option.
Die Städtische Realschule Kaarst verfügt über sicheres und stabiles WLAN-Netz in sämtlichen Räumen. Die Schuldigitalisierung kommt so einen weiteren, entscheidenden Schritt voran.
Kostentransparenz für die Rettenden: Mit dem Invoice Manager erhält der Rettungsdienst Kontrolle über die 160 Mobilfunkverträge für die Mitarbeitenden.
Aus zwei getrennten Netzen für Telefonie und Daten wurde EIN Sprach-Daten-Netz auf IP-Basis. Herzstück der Lösung ist der Cisco Unified Communication Manager.
