Das Gelände der Messe Berlin ist riesig: Auf 190.000 m² sind 27 Messe- und Eventhallen verteilt, in denen das ganze Jahr über zahlreiche Messen und Großveranstaltungen stattfinden. Die etwa 900 Mitarbeitenden planen und organisieren die Events, koordinieren Auf- und Abbau und sind auch während der Messe für die Ausstellenden und die Messegäste da.
Eines der wichtigsten Werkzeuge bei dieser Arbeit ist das Mobiltelefon.
Die Telekom und ihr Partner Everphone kümmern sich um das Management der Mobiltelefonflotte und sorgen dafür, dass alle Mitarbeitenden jederzeit reibungslos und sicher kommunizieren können.
190.000m²
große Messegelände
900
Mitarbeitende
650
Diensthandys
Neue Mobilgeräte für Mitarbeitende
Normalerweise läuft das Servicemodell von Telekom und Everphone nach dem Motto Buy And Rent Back (BARB), wobei der Ankauf und die anschließende Vermietung derselben Geräte ein reines Papiergeschäft ist. Weil die Messe aber einen Austausch der kompletten Mobiltelefonflotte wünschte, wurden die von Everphone gekauften Mitarbeitergeräte tatsächlich alle eingeschickt und durch neue Mietgeräte ersetzt. Dieser Wechsel fand in einem dreimonatigen Zeitfenster statt und hat den Vorteil, dass die Flotte nun einheitlich aus Apple Geräten besteht, die alle auf demselben Stand sind.
Der Kunde
Messe Berlin
Seit 200 Jahren ist Berlin Messestandort, seit vielen Jahrzehnten einer der wichtigsten weltweit. Als landeseigene Messegesellschaft konzipiert, vermarktet und veranstaltet die Messe Berlin jedes Jahr hunderte Live-Events. Der Anspruch ist es, auf allen Veranstaltungen den Besucherinnen und Besuchern ein herausragender Gastgeber zu sein, bestmögliche Geschäftsimpulse zu geben und faire Bedingungen für jede und jeden zu gewährleisten. Dieses Selbstverständnis spiegelt sich im Unternehmensmotto: Messe Berlin – Hosting the World.
Ausgangssituation
Die Messe Berlin möchte die Administration von ca. 650 Diensthandys auslagern. Die Endgeräteflotte soll in diesem Zuge komplett erneuert werden. Zudem ist ein Mobile Lifecycle Management gewünscht.
Die Lösung
Der Telekom-Partner Everphone kauft die Bestandsgeräte der Messe auf. Über eine personalisierte Plattform der Telekom können Messemitarbeitende sich dann mit wenigen Klicks ein neues Apple iPhone sowie Zubehör bestellen. Die Geräte werden als Mietgeräte inklusive Service geliefert (Device as a Service). Das Onboarding und die Verwaltung der Geräte wird ebenfalls von der Everphone GmbH geleistet. Auch der regelmäßige Austausch der Geräte sowie die Rücknahme im Falle eines Personalaustritts gehören zum Service. Sollte ein Gerät defekt sein, kann die Reparatur sowie die Lieferung eines Ersatzgerätes schnell über die Plattform angestoßen werden. Zurückgenommene sowie aufgekaufte Geräte werden datenschutzkonform gelöscht und für eine weitere Nutzung aufbereitet oder recycelt.
Kundennutzen
Die Messe Berlin hat einen Ansprechpartner, der sich um das gesamte Lifecycle Management der Endgeräteflotte kümmert. So werden Einkauf, IT- und HR-Abteilung entlastet und die Mitarbeitenden sind stets mit einem funktionstüchtigen Mobilgerät ausgestattet, das auf neustem Stand ist und sichere Kommunikation gewährleistet. Das Mietmodell bedeutet zudem planbare Kosten. Alte Geräte werden nachhaltig und sicher weiterverwertet.
Plattform als personalisierter Shop und Service-Hub
Herz des Device-as-a-Service-Angebots der Telekom ist die personalisierte Plattform, die CI-konform im Look und Feel der Messe gestaltet ist. Hier wählen die Mitarbeitenden je nach Berechtigung aus drei verschieden iPhone Modellen und Zubehör. Als Apple Authorized Enterprise Reseller kann die Telekom diese zu guten Konditionen anbieten und liefert die Geräte direkt an die Mitarbeitenden. Ein funktionstüchtiges Mobilgerät ist für die meisten Aufgabenbereiche der Messe eine Grundvoraussetzung. Darum ist der Messe auch der zügige Austausch von defekten Geräten sehr wichtig. Und zwar auch für Mitarbeitende, die gerade dienstlich im Ausland unterwegs sind. Der Defekt kann einfach über die Plattform gemeldet werden und sofort wird die Auslieferung eines Ersatzgerätes an die gewünschte Adresse veranlasst. Da keine Extrakosten durch Reparaturen entstehen, können alle Schadensfälle ohne Freigabeprozess bearbeitet werden.
Einfache Geräteverwaltung
Ein weiterer wichtiger Bestandteil von Device as a Service ist die Verwaltung der Mobilfunkflotte. Das Ausrollen der Geräte wird durch das Apple Device Enrollment Program (DEP) enorm vereinfacht. Mit wenigen Klicks sind die Mobilgeräte damit vorkonfiguriert und einsatzbereit. Durch die Verknüpfung mit dem Apple Business Manager und dem Unified Endpoint Management (UEM) sind die Endgeräte zudem vor Diebstahl und Missbrauch geschützt. Apps und Updates werden über das UEM automatisch aufgespielt. Auch Sicherheits-Richtlinien können über das UEM einheitlich und schnell auf allen Geräten durchgesetzt werden, egal, wo diese sich befinden. Dies vereinfacht die internen Abläufe erheblich und stellt sicher, dass alle Mobilgeräte stets auf dem neusten Stand sind.
Zertifizierte Löschung und Recycling
Datenschutz hat für die Messe Berlin eine hohe Priorität. Endgeräte, die Mitarbeitende im Rahmen des Service-Vertrags zurückgeben, werden BSI- und NIST-konform gelöscht. Anschließend wird ein Löschzertifikat ausgestellt. Im Sinne der Kreislaufwirtschaft verfolgen Telekom und Everphone dabei einen rigorosen Rückführprozess in die Weiternutzung. Mit Refurbishment-Quoten von 95%, verdoppeln sie so die durchschnittliche Lebensdauer von Smart Devices. Pro Endgerät bedeutet das eine Einsparung von 56 kg CO₂. Alle Geräte, die nicht wiederverwendet werden können, werden der Produktion neuer Hardware zur Verfügung gestellt. Für die Messe Berlin, die eine der ersten Unterzeichnerinnen des Deutschen Nachhaltigkeitskodex (DNK)war, ist auch dieser Aspekt des Services von großer Bedeutung.
Im Rahmen seiner Digitalisierungsstrategie hat der ZKE sich damit beschäftigt, auch Mitarbeitenden ohne festen PC-Arbeitsplatz Zugang zur digitalen Kommunikation zu ermöglichen.
Das mobile Arbeiten im Unternehmen, aus dem Homeoffice oder von unterwegs hat an Bedeutung gewonnen. Umso wichtiger ist eine Ausstattung der Mitarbeitenden mit iPhones. Diese können durch den eSIM Business Manager zentral registriert und zugewiesen werden.
