Public Innovation Lab – ein Blick in die LowCode Küche

Die digitale Transformation ist ein kontinuierlicher Prozess, der alle Sektoren unserer Gesellschaft beeinflusst. Der öffentliche Sektor bildet da keine Ausnahme. Im Zuge dieser Entwicklung wurde am 14. August 2017 das Onlinezugangsgesetz (OZG) ins Leben gerufen, um eine effiziente, digitale Verwaltung zu fördern und Services für Bürger und Bürgerinnen zu verbessern. Bis zum 31. Dezember 2022 waren alle Behörden dazu verpflichtet, ihre Verwaltungsleistungen auch digital anzubieten. Dies war ein bedeutender Meilenstein, um die Digitalisierung im öffentlichen Sektor voranzutreiben1. Leider wurde bei der Umsetzung des OZG der Fokus auf die Digitalisierung von Anträgen und die Bereitstellung von Antragsportalen gelegt. Eine Ende-zu-Ende Digitalisierung, also eine medienbruchfreie Kommunikation zwischen Antragsstellenden und Verwaltung, sowie die digitale Sachbearbeitung, wurden vernachlässigt. 

Daher wundert es nicht, dass wir heute an vielen Stellen eher einen digitalen Flickenteppich sehen. Nach dem OZG steht der öffentliche Sektor vor der Herausforderung, eine heterogene Portal- und Backend-Infrastruktur zu integrieren und weiterzuentwickeln, um eine durchgängige, medienbruchfreie Digitalisierung umzusetzen und damit die Verwaltungsarbeit zu beschleunigen. 

Der Weg zur vollständigen Umsetzung des OZG ist mit Herausforderungen gepflastert. Auch wenn der Bund mittlerweile 97 von seinen 115 OZG-Leistungen digital anbietet, zeigt die fortlaufende Überarbeitung des OZG, dass noch viel Handlungsbedarf besteht, um die Digitalisierung der Verwaltung weiter voranzutreiben2. Insbesondere auf der kommunalen Ebene, die mit deutlich mehr zu erbringenden OZG-Leistungen konfrontiert ist als der Bund, ist der Digitalisierungsgrad bisher noch vergleichsweise gering – aber auch die Länder sind noch lange nicht am Ziel. Am 24. Mai 2023 hat die Bundesregierung ein Paket für die digitale Verwaltung beschlossen, um den rechtlichen Rahmen für den weiteren Ausbau der Verwaltungsdigitalisierung zu schaffen3.

Die Landschaft der digitalen Infrastruktur im öffentlichen Sektor ist vielschichtig. Sie umfasst Portale für Services für Bürger und Bürgerinnen, die als Zugangspunkte für öffentliche Dienstleistungen dienen, Service-Konten auf Bundes- und Landesebene, welche die Authentifizierung und Autorisierung regeln sowie verschiedene Formularlösungen, die den Austausch von Informationen zwischen Bürgern und Bürgerinnen und Verwaltungen erleichtern. Hinzu kommen Lösungen für Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen sowie E-Payment für die Abwicklung von Transaktionen. Weiterhin existieren eine Vielzahl von Fachverfahren zur digitalen Bearbeitung der Anträge, verschiedenste E-Akte Lösungen für die elektronische Dokumentenverwaltung sowie über 375 zentrale Register. All diese Elemente müssen harmonisch zusammenarbeiten, um einen reibungslosen Ablauf von Verwaltungsprozessen zu ermöglichen. 

Einen signifikanten Wandel erleben auch die Kultur auf der operativen Ebene und die Rolle der sogenannten Citizen Developer. Der Kulturwandel hin zu einer offeneren und innovativeren Herangehensweise ist unerlässlich, um die Digitalisierung im öffentlichen Sektor voranzutreiben. Citizen Developer, also Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen ohne formale Programmierausbildung, gewinnen durch LowCode-Plattformen die Fähigkeit, gemeinsam mit dem IT-Bereich aktiv an der Entwicklung digitaler Lösungen mitzuwirken. Dies fördert nicht nur die Innovationskraft, sondern schafft auch ein inklusiveres und partizipativeres Umfeld innerhalb der Verwaltungsstrukturen. Wichtig dabei ist eine gemeinsame Governance zwischen den Fach- und IT-Abteilungen, um einen Wildwuchs an Anwendungen zu vermeiden.

Die Herausforderungen und Chancen, die mit diesen Entwicklungen einhergehen, bilden den Hintergrund für die Bedeutung unseres Public Innovation Lab, aber auch allgemein den von LowCode-Technologien. Diese ermöglichen eine schnellere und effektivere Umsetzung von digitalen Lösungen, die sich nahtlos in die existierende Infrastruktur integrieren lassen. Im folgenden Beitrag werfen wir einen Blick in die "LowCode Küche" des Public Innovation Lab und schauen uns an, wie durch den Einsatz von LowCode-Technologie eine durchgängige und medienbruchfreie Bearbeitung von Verwaltungsprozessen von Frontend bis Backend ermöglicht wird.

LowCode-Technologie stellt eine effiziente Alternative zu traditionellen Entwicklungsmethoden dar und ist ein entscheidender Faktor für eine rasche Digitalisierung. Unter LowCode verstehen wir eine Methode zur Anwendungsentwicklung, die es ermöglicht, durch grafische Modellierung, statt herkömmlicher Programmierarbeit, schnell und effizient digitale Lösungen zu schaffen. Hierbei kommt eine visuelle Entwicklungsumgebung zum Einsatz, in der Anwendungen durch das Zusammenfügen vorgefertigter Komponenten und Module, die mittels Drag-and-Drop-Funktion arrangiert werden können, erstellt werden. Die grafische Modellierung erleichtert nicht nur die Entwicklungsprozesse, sondern macht diese auch für Personen ohne tiefe Programmierkenntnisse zugänglich.

LowCode-Prozesse sind im Wesentlichen durch eine hohe Abstraktion des Codes und eine intuitive, benutzerfreundliche Schnittstelle gekennzeichnet. Sie ermöglichen eine agile und iterative Entwicklung, bei der die Beteiligten aktiv experimentieren, steuern und in Echtzeit die Auswirkungen ihrer Entscheidungen sehen können. Dies fördert eine explorative Herangehensweise und ermöglicht ein besseres Verständnis sowie eine kontinuierliche Optimierung der digitalisierten Prozesse während ihrer Entwicklung.

Ein wesentlicher Vorteil der LowCode-Technologie ist die Möglichkeit des aktiven Ausprobierens und Steuerns während der Digitalisierung von Prozessen. Die Beteiligten können ihre Ideen schnell umsetzen, testen und bei Bedarf anpassen, was zu einer besseren Abstimmung zwischen den Anforderungen und den entwickelten Lösungen führt.

In Bezug auf die Kosteneffizienz ist zu beachten, dass die Nutzung einer LowCode-Plattform Lizenzgebühren erfordert. Diese Plattformen bringen jedoch eine Vielzahl erprobter Basisfunktionalitäten mit, die den Entwicklungsprozess beschleunigen und die Notwendigkeit, Funktionen von Grund auf neu zu erstellen, eliminieren. Im Gegenzug stehen die geringen Entwicklungs- und Wartungsaufwände, da weniger Code geschrieben und gewartet werden muss, und die dadurch ermöglichte schnellere Umsetzung von Projekten. Die genaue Kosten-Nutzen-Betrachtung kann allerdings nur im Rahmen eines konkreten Projekts quantifiziert werden.

Die Einführung von LowCode-Plattformen im öffentlichen Sektor stellt einen bedeutenden Schritt in Richtung einer beschleunigten Digitalisierung dar und gibt allen Verwaltungsmitarbeitenden die Chance, aktiv und kreativ an der Digitalisierung mitzuwirken.

Das Public Innovation Lab hilft Behörden, die ihre Verwaltungsarbeit Ende-zu-Ende digitalisieren und automatisieren möchten, mit einer signifikanten Reduzierung der Umsetzungsdauer und einer echten Steigerung ihrer digitalen Souveränität.

Die Herausforderungen in der öffentlichen Verwaltung sind mannigfaltig. Eine davon ist die medienbruchfreie, durchgängige Bearbeitung von Vorgängen von Frontend bis Backend, die oft durch eine fragmentierte IT-Landschaft und unverbundene Systeme erschwert wird. Ebenso fehlt es an einem durchgängigen Fallmanagement, welches Rückfragen und Prüfungen effizient integrieren kann. Diese Herausforderungen können die Bearbeitung von Anfragen und Fällen verzögern, und somit auch die Qualität des Services für Bürger und Bürgerinnen beeinträchtigen.

Im Kontext dieser Herausforderungen stellt das Public Innovation Lab (PIL) einen wesentlichen Schritt in Richtung Lösungsfindung dar. Das PIL dient als Demonstrator, der zeigt, wie durchgängiges Fallmanagement in die vorhandene Behörden-IT-Landschaft integriert werden kann, ohne bestehende Lösungen des öffentlichen Sektors außer Acht zu lassen. Durch den Einsatz von LowCode-Technologie können im PIL maßgeschneiderte Lösungen entwickelt werden, die eine durchgängige Digitalisierung ermöglichen und die Orchestrierung aller Prozesse erleichtern.

Im Herzen des PIL steht der LowCode-Ansatz, der eine schnellere und flexiblere Entwicklung von Lösungen ermöglicht, die den spezifischen Anforderungen der öffentlichen Verwaltung gerecht werden. Durch die Demonstration, wie sich durchgängiges Fallmanagement und die durchgängige Bearbeitung von Vorgängen realisieren lassen, bietet das PIL nicht nur Lösungsansätze, sondern auch eine Vision für eine effizientere und effektivere Verwaltungsarbeit. Das PIL ist ein Demonstrator, um zu zeigen, wie eine Ende-zu-Ende Digitalisierung mit modernen Technologien und Methoden funktionieren kann. Das PIL kann dabei als Grundlage für ein Co-Creation oder Proof of Concept Format gesehen werden.

Die im PIL entwickelten Lösungen zeigen, wie vorhandene Systeme und Prozesse in der öffentlichen Verwaltung mit neuen Technologien ergänzt und optimiert werden können. Dabei wird deutlich, dass die Integration von LowCode-Technologie in die vorhandene Infrastruktur der Behörden die Durchgängigkeit und Effizienz der Verwaltungsprozesse erheblich verbessern kann. Damit wird das PIL zu einem wichtigen Baustein auf dem Weg zur vollständigen Digitalisierung des öffentlichen Sektors.

Die Metapher einer Küche veranschaulicht treffend, wie LowCode-Plattformen die Digitalisierung der Verwaltungsprozesse beschleunigen. Ähnlich wie in einer modern ausgestatteten Küche, ermöglichen LowCode-Plattformen, insbesondere die PEGA Infinity Plattform, eine effiziente und flexible Zubereitung digitaler „Gerichte“.

In der „LowCode Küche“ des Public Innovation Labs wird die PEGA Infinity Plattform als eine Art „Hightech-Kochstelle“ eingesetzt. Sie ermöglicht es, durch das Zusammenstellen von vordefinierten „Zutaten“ – den Modulen und Funktionen der Plattform – individuelle Lösungen zu kreieren, die den spezifischen Anforderungen der Verwaltungsprozesse gerecht werden.
Der Prozess beginnt mit der Auswahl der richtigen „Zutaten“, die auf die Bedürfnisse des jeweiligen Verwaltungsprozesses abgestimmt sind. Die visuelle Entwicklungsumgebung von PEGA Infinity erleichtert die „Zubereitung“, indem sie eine intuitive Drag-and-Drop-Schnittstelle bietet, die das „Mischen“ der Komponenten zu einer funktionalen Anwendung erleichtert. Diese visuelle Herangehensweise ermöglicht es auch den Citizen Developern, aktiv an der „Zubereitung“ digitaler Lösungen mitzuwirken, auch wenn sie keine formale Programmierausbildung haben.

Wie in einer gut organisierten Küche ist auch hier die Zusammenarbeit zwischen den „Köchen und Köchinnen“ – dem Küchenteam (den Entwicklern und Entwicklerinnen & den Citizen Developern), dem Serviceteam (den Sachbearbeitern und Sachberaterinnen) und den Gästen (Antragstellern und Antragstellerinnen) – entscheidend für den Erfolg. Durch den Einsatz von LowCode-Technologie wird die Zusammenarbeit gefördert und die Entwicklungsgeschwindigkeit erhöht, was letztendlich zu einer effizienteren und effektiveren Verwaltungsführung beiträgt - vom einfachem Fingerfood bis zum vollständigen Menü mit regionalen Zutaten.

Stellt euch also vor welche Gerichte auf einer Speisekarte stehen könnten und wie wir diese in die LowCode Welt übersetzen können. Fingerfood sind beispielsweise einfache Anträge und ein geringer Automatisierungsgrad. Eintöpfe sind mehrstufige Bearbeitungsprozesse mit mittlerer Automatisierung. Tellergerichte sind komplexe Prozesse/ Unterprozesse oder Mitzeichnungsverfahren, die eine hohe Automatisierung beinhalten. Wir behandeln in unserer LowCode Küche diese Gerichte übergreifend bis hin zum vollständigen Menü. Das Menü umfasst aufwändige Berechnungen, hohe Integration in die IT, komplexe Fachverfahren und eine hohe Nachnutzung. Die Zutaten reichen dabei vom Vorgangsmanagement, Prüflisten, Umlaufverfahren und Freigaben, föderaler Mandantenfähigkeit, Cloud & On-Premise, IT Background Integration, Chatbots, Antragsformularbausteine, Portale, BundID & Landeskonten bis hin zu E-Payment, HKR und E-Akte sowie Fit-Connect, XTA2 und DVDV. Wir kreieren gemeinsam mit euch Menüs nach euren Wünschen, damit es allen schmeckt.

Die „LowCode Küche“ des Public Innovation Lab dient als Modell, das zeigt, wie die Digitalisierung der Verwaltungsprozesse durch den Einsatz von LowCode-Plattformen wie PEGA Infinity beschleunigt und verbessert werden kann. Sie bietet eine praktische und nachvollziehbare Darstellung der Vorteile von LowCode und zeigt, wie durch eine effiziente „Zubereitung“ digitaler Lösungen die Herausforderungen in der öffentlichen Verwaltung adressiert und überwunden werden können.

Die Bemühungen um die Digitalisierung im öffentlichen Sektor sind ein dynamischer und fortlaufender Prozess, der sich ständig weiterentwickelt, um den veränderten Anforderungen und Erwartungen gerecht zu werden. LowCode-Plattformen und das Public Innovation Lab stellen wichtige Werkzeuge dar, um diese Transformation zu unterstützen und zu beschleunigen. Sie bieten nicht nur technische Lösungen, sondern auch eine neue Denkweise, um die Herausforderungen der digitalen Ära zu meistern.

Die Erfahrungen aus dem Public Innovation Lab können als wertvolle Konzepte dienen, um die Implementierung von LowCode-Plattformen in anderen Bereichen der öffentlichen Verwaltung zu erleichtern. Die Best Practices und Erkenntnisse, die hier gesammelt werden, können als Blaupause für zukünftige Digitalisierungsprojekte dienen, um eine effiziente und effektive Umsetzung zu gewährleisten.

Darüber hinaus schaffen LowCode-Plattformen und die Erkenntnisse aus dem Public Innovation Lab eine solide Grundlage für eine inklusivere und innovativere Verwaltungskultur. Durch die Förderung der Zusammenarbeit und der Teilhabe von Citizen Developern wird eine nachhaltige Basis für kontinuierliche Verbesserungen und Innovationen geschaffen.

In einem größeren Kontext betrachtet, tragen die im Public Innovation Lab entwickelten Ansätze und Lösungen dazu bei, die Vision einer vollständig digitalisierten und bürger- und bürgerinnenzentrierten öffentlichen Verwaltung zu verwirklichen. Die Zukunft der Digitalisierung im öffentlichen Sektor sieht vielversprechend aus, und die LowCode-Technologie wird zweifellos eine zentrale Rolle spielen, um diese Vision Wirklichkeit werden zu lassen.

Die Reise der Digitalisierung im öffentlichen Sektor ist sowohl spannend als auch herausfordernd. Die Verbindung von LowCode-Technologie und innovativen Ansätzen im Rahmen des Public Innovation Lab zeigt einen klaren Weg auf, wie die digitale Transformation beschleunigt und optimiert werden kann. Durch die Bereitstellung einer Plattform für kreative Lösungen und die Demonstration der Machbarkeit durchgängiger Verwaltungsprozesse, legt das Public Innovation Lab den Grundstein für eine effiziente und effektive digitale Verwaltung.

Die „LowCode Küche“ ist mehr als nur eine Metapher. Sie verkörpert die Essenz der agilen und kollaborativen Entwicklung, die notwendig ist, um den Anforderungen einer modernen und bürger- und bürgerinnenorientierten Verwaltung gerecht zu werden. Die PEGA Infinity Plattform, als ein Beispiel für LowCode-Technologie, bietet eine solide Basis, um individuelle und nachhaltige digitale Lösungen zu schaffen.

Die Zukunft der Digitalisierung im öffentlichen Sektor ist vielversprechend. Die fortlaufenden Bemühungen und Innovationen im Public Innovation Lab sowie die Integration von LowCode-Plattformen bieten eine klare Richtung und eine solide Grundlage für den weiteren Fortschritt. Die Partizipation von Citizen Developern, die Förderung von Kollaboration und die kontinuierliche Verbesserung der digitalen Infrastruktur sind zentrale Elemente, die den Erfolg der digitalen Transformation im öffentlichen Sektor sicherstellen.

Durch die tiefere Erforschung und die Anwendung von LowCode-Technologien, gepaart mit einer offenen und innovativen Verwaltungskultur, kann der öffentliche Sektor die digitale Transformation erfolgreich meistern und eine effiziente, effektive und bürger- und bürgerinnenfreundliche Verwaltung realisieren. Dazu muss aber klar abgegrenzt werden, welche Plattformlösungen für welche Herausforderungen am sinnvollsten sind und es braucht zentrale Funktionen, die als Orchestrator und Systemintegrator bei der Reise in die digitale Zukunft unterstützen.

Was sind bei dieser Vision also unsere Erfolgsfaktoren? Wir fassen kurz zusammen: 

• Durchgängige Ende-zu-Ende Digitalisierung durch Integration von Eingangskanälen und Schnittstellen
• Hohe Automatisierung und Optimierung durch zentrale Konfiguration von Prozessen, Geschäftsregeln und Datenobjekten
• Hohe Umsetzungsgeschwindigkeit und Flexibilität durch „Factory und Legobaustein-Prinzip“, Agile Zusammenarbeit von Fach- und IT-Abteilungen 
• Hohe Nachnutzung und Reduzierung der Komplexität durch Wiederverwendung von Prozessabläufen und Geschäftsregeln in föderalen Organisationsstrukturen
• Hohe Souveränität der Verwaltung: Prozesse, Abläufe und Regeln können selbst als „Citizen Developer“ erstellt und angepasst werden

Mit unserem Public Innovation Lab und der Low-Code Küche wollen wir die Reise der Verwaltungsdigitalisierung anfassbar und erlebbar machen. Wir zeigen euch, wie Ende-zu-Ende OZG-Prozesse schnell und unkompliziert getestet und simuliert werden.

Werdet doch einfach Teil des Küchenteams und erlebt Co-Creation garniert mit Best Practices aus vielen Kundenprojekten und Gourmet-Entwicklung live vor Ort bei der Smart Country Convention 2023 in Berlin, täglich um 11:00 Uhr und 15:30 am Stand der Deutschen Telekom im hub27.